商业与物业工作界面分工表(调整后)
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1、商业与物业工作界面分工表 说明 标识为责任管理 标识为配合管理 序号NO 内容 商业公司 物业公司 一 研发设计 1 公共区域照明的开闭是否能自动控制 是否采取了节能措施 2 计量方式关注各主力店是否可以独立计量 尽量减少代收 代垫情况 3 水系统考虑不同高度分段加压 低层市政直供旁路等 4 空调系统要根据业态的分布 合理进行系统组合划分和机组制冷量的选择 5 各设备房的房间规划 预留位置是否合理 设备房预留的设备位置是否符合后期管理使用需要 6 地下室汽车坡道的宽度 坡度 转弯半径是否符合使用要求 地下室车位划线及流向设置是否合理 停车收费系统设置的建议 7 外墙广告位预埋件的设置是否满足使
2、用要求 照明 供电 计量方式是否合理 8 建筑材料的选用 设备设施的性能特点 使用效果 养护 维修乃至更换的成本费用是否能做到节能 可靠 便于维修且费用合理 9 隔油池 化粪池 排油烟井等设施是否满足餐饮业态需要 10 管理用房面积是否满足需求 垃圾房 保洁作业间是否合理及功能满足需求等 11 提供已运行的商业物业在工程配套方面的成功与缺欠 12 就日后的商业工程管理内容 商业工程管理标准及成本 设备设施维修支出等方面提供有参考价值的意见 正确的建议和重要的信息可对项目的可行性分析 降低决策的风险起着重要的作用 13 就结构布局 功能方面提出改进建议 14 设备设施配套和水电气等供应容量合理性
3、 适应性 15 设备设施 装修材料的设置 选型等 二 施工阶段 1 在地下室施工阶段关注地下水冒溢点位 提醒项目开发公司重点处理 2 在正负零到裙楼封顶阶段关注如下方面 消防预埋管线 防雷引下线的施工质量 主力店防水施工 工艺 质量及主力店装修单位是否对其造成破坏等 防水施工时建议管理公司技术人员要旁站监工 3 多种经营供电 通信点位的合理设置 4 在暖通设备安装 调试 接管阶段重点关注设备 管路安装质量 安装情况是否满足使用需求 5 配合监理公司重点对建筑的结构 防水层 隐蔽工程 钢筋以及管线材料的使用安装过程中的监督检查 6 熟悉并记录基础及隐蔽工程 管线的铺设情况 特别是那些在设计资料和
4、常规竣工资料中无法反映的内容 7 参与重要的大型配套设备 包括电梯 中央空调 配电设施 闭路监控系统 消防报警系统 电话通讯交换系统等 安装调试工作 8 参加设备安装工程分布 分项工程验收 隐蔽工程的验收和设备安装工程的综合验收 从设备运行管理方面提出整改意见和建议 9 审核小商铺装修设计方案和施工图纸 施工图纸应包括效果图 总平面图 各立面图 天花平面图 橱窗及店招平面图和立面图 电气系统图 电气施工平面图 所有主材明细等 10 审核施工单位资质证明 包括施工单位营业执照 税务登记证 施工许可证明 电工上岗证 如需动用电焊等特殊设备的须审核操作人员的上岗证明 三 接管验收 1 建筑结构 空间
5、尺寸及设备设施整体布局 配套是否符合设计规定 2 检查验收各专业设备的技术性能参数 安装基础 标高 位置和方向 维修拆卸空间尺寸 动力电缆连接等是否符合设备 机组 的技术要求 3 对设备安装工程的分部 分项工程质量验收 对隐蔽工程质量验收和设备安装工程质量的综合验收 4 对所有的建筑技术资料 产权资料 设备前期工程技术资料以及设备设施验收时有关工程设计 施 工和设备质量等方面的评价报告进行验收 要求收集整理的文件资料主要有 1 设备选型报告及技术经济论证 2 设备购置合同 3 设备安装合同 4 设备随机文件 说明书 合格证 装箱单等 5 进口设备商检证明文件 6 设备安装调试记录 7 设备性能
6、检测和验收移交书 8 设备安装现场更改单和设计更改单 9 技术管理业务往来文件 批件等 这些文件资料连同设备安装工程竣工验收图纸资料一起归入设 备前期技术资料档案 5 对在前期介入阶段提出的完善项目和整改意见进行复核 对尚未完善的事项 要求项目公司提出补救和解决措施并备案 6 项目公司应将所有土建工程 装饰工程 市政工程 设备安装工程等主要配套工程的施工 承包 单位名称 工程项目 工程负责人联系电话 保修内容 保修期限等内容列出清单交给商业管理公 司 7 将项目公司施工未用完的建材 包括各种瓷片 玻璃窗及配件等留下来备用 以减少以后维修费用 8 凡工程施工采用的非市面上常见的建材 设备和设施
7、应由项目公司或施工单位提供供货和维修保养单位的地址 电话和联系人 四 营运管理及现场工作 1 开展营运流程梳理工作 配合完成购物中心营运体系报表分析 租约管理 收银管理 商家经营系统 客户服务管理等各个模块的资料梳理 2 建立提前预警机制 经过统计分析各商家的经营业绩 及与商家日常沟通情况 主动掌握信息 建立隐患商铺调整预案 提前预警 是商业运营指定招商工作的另一个重要机制 3 建立引导市场机制 调查本地商圈及发展前景 合理规划商业布局 业态规划 主动进行品牌引进 是商业项目前期的重要机制 4 建立多方平衡机制 商业公司运营作为杠杆进行调节 均衡各方利益 达到多方平衡 是商业项目综合体良性发展
8、的一个重要保证 5 建立商家进场装修进度表 时时监控 发现异常及时应对 6 配合所有已签约商家的看场 量场 图纸提供 工程进度沟通以及相关技术条件的协调工作 7 建立购物中心营运体系报表分析 租约管理 收银管理 商家经营系统 客户服务管理等各个模块的资料梳理 8 前期市场调查 用于商业规划及物业管理的需求 9 后期市场调查 用于后期商业营运及物业服务的需求 10 负责所管辖商家日常运营管控 保证商铺按时开业 商家销售业绩提升 商品质量以及店铺和人员的形象 11 监督和维护商场整体视觉形象 12 对购物广场设施设备 建筑物 环境卫生 消防 治安 经营秩序实施监管和维护 13 制订 购物广场租户手
9、册 购物广场装修守则 及其它必要的规章制度 以各种形式督促租赁户 承包方遵守规约 14 建立商家资料档案 包括铺位号 位置 楼层 面积及租户 资料 以及记录签约租户与意向客户基本信息等 15 建立有效的巡视检查制度 负责对购物中心硬件设施正常运行的日常巡查工作 16 负责商家租户的有关物业的报事报修服务工作 及时衔接协调物业相关部门进行各项维修 17 依法和依照协议收取乙方应缴的商场管理费 包括保安 保洁 公共设施维护费 公共水电摊销费等相关费用 及各项代收费用 并有权向愈期未付者追索欠款及滞纳金 18 建立商业项目内公共建筑设备及乙方所租单位房屋基本状况 装修 维修 异动档案 19 以经营为
10、中心的相关对口政府部门外联 当地商品质量监督检查局 主要针对商品出现质量问题投诉时 对商品进行检验 工商管理局 主要针对商铺营业执照及商品经营品类的检查 消费者协会 主要针 对顾客投诉及因商品销售引起的一切纠纷 物价局 主要针对商品价格签的检查及商品价格的监督 卫生局 主要针对检查导购员是否有健康证上岗 20 进行消费者满意度调查 协调处理消费者的投诉和搜集消费者诉求 21 开展商家租户满意度调查 租户意见的收集和改进跟进 22 后期市场调查 用于后期商业营运及物业服务的需求 23 根据商家需求与现有物业的差异 跟进工程部门的工程整改 24 参与推广活动的制定及商家活动谈判 25 商圈和竞争对
11、手调查 跟踪分析 调整推广策略 26 销售和客流跟踪 进行分析评估 作为经营调整和执行 27 1 建立及明确 统一服务窗口 功能 设立总服务台播音 咨询及受理消费者投诉 完善顾客服务台制度 和客户播音制度 2 分别需要建立 总服务台管理工作指引 总服务台人员工作规范 广播系统管理工作指引 及 营运管理工作人员行为规范 28 制定开业应急预案 制定针对开业期间各类突发事件的应急预案 充分权衡各类突发事件对购物中心营运 管理工作产生的直接和间接影响 29 制定商家进场手续办理及相关服务等工作 30 从营运管理角度制定开业前模拟演练计划 演练内容包括 开闭店 晨会 演练 总服务台模拟演练 每 日营运
12、巡查演练 美陈布置 开业庆典流程模拟 各类应急预案演练 消防演练 与人员培训相结合 等 五 商业IT信息管理 1 建立广告位 场地IT管理系统 包括查询系统广告的状态 查询即将到期的广告位 已租用广告位的商位信息及合同信息 广告位出租历史信息报表 场地出租历史信息报表 广告位合同到期预警报表等 2 停车场收费管理系统软件购置 开发购置 3 停车场收费管理系统软件日常维护处理 4 针对运营 招商建立建立商位信息管理系统 包括 1 铺位状态查询 查询商铺的租用情况 2 查询租户 租约到期的情况 3 铺位谈判状态图 查询铺位谈判状态信息 4 检索条件 楼层 类型 铺位业态 谈判状 态 5 查询有效数
13、据的 合同信息和商户信息 6 已租用商位的商家信息及合同信息 7 铺位到期警报汇 总信息 用于查询截止某一个日期 铺位的到期预警信息 8 签约统计报表 用于查询按签约类型 自签 代 理 签订合同的合同信息 9 铺位出租历史信息报表 查询商铺出租的历史信息 5 针对运营管理建立建立商家信息管理系统 包括 查询基本详细信息 商家合同信息及租金情况 商家租 金缴纳情况 商家销售数据分析 商家表扬与投诉 通过品牌查询商家及关联品牌 品牌相关联系人 租 户进退场信息列表 用户查询商户签约进场和退租退场的列表信息 6 在推广策划版块建立物料 宣传册 印刷品 礼品 数量 库存量 物料状态 物料领用与退回 信
14、息化管理系统 7 负责牵头POS收银系统的对接工作 要求银联公司或其他购物卡公司提供门对门一站式手续办理服务 8 结合营运建立的系统增设会员管理系统 包括会员短信发送 查询会员消费积分明晰 产生时间 品牌 消费业态 消费商家等 会员积分兑换 返利 会员生日活动 换取停车票 会员活跃度分析 对会员购 买品牌 会员性别 商家 金额 业态消费对比 月频率 次数 停车分析 9 增设app手机口端接口支持 10 建立收银系统 11 弱电系统线路日常维护处理 六 推广策划工作界面 1 制定开业开业策划及配合 开业前根据营运招商提出项目推广需求 包括商家入驻仪式 开业前预热和开业庆典等 进行各类推广活动策划
15、及效果评估分析 落实开业庆典的相关协调和配合工作 2 开展商圈环境及顾客群体消费能力调研并形成具体书面文件以供商业运营参考 3 统筹和整合广告 赞助 媒体等资源 提高各项目的活动成效 4 指导和掌控与广告代理商或媒体代理商的联系 谈判 跟踪评估广告 会刊 DM的投放效果 5 负责制定和掌控商场广告位 场内促销位 及商场形象的收费标准 管理措施并与租凭方进行联络 谈判和后期管理 6 项目外部交通和城市交通的关系衔接 主入口 次入口 共享空间 客流导向等规划 7 建立推广策划管理系统 包括查询系统广告的状态 查询即将到期的广告位 已租用广告位的商位信息及合同信息 广告位出租历史信息报表 场地出租历
16、史信息报表 广告位合同到期预警报表等 8 商业项目商家门头店招设计规范及管控 9 导示系统规划 10 商业项目VI手册定案及内场装置艺术及封铺处理 七 装饰装修管理及现场管理界面 1 督促商家提交所有图纸资料及与商家交流图纸会审信息 并引导商家至物业公司办理装修入场手续 2 办理进场施工手续 3 督促商家至财务部完成各项费用的缴纳 包括装修押金 管理费 水电费 施工人员出入证工本费等 4 组织负责装修管理图纸审核管理 人员岗位安排管理 与研发及项目部进行工程协调管理 5 合同回收及费用 包括各类保证金 催缴 督促商家装修图纸报审及施工手续办理 6 建立商业营运部的商家管理档案 包括商家的基本资
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