医用耗材SPD一体化解决方案
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1、医用耗材SPD一体化服务方案XXXX有限公司年 月 日供应商1供应商2供应商3耗材(包)辅码中心院内配送院内配送运营管理病区、高耗二级库消毒供应室院内配送1业务流程:1.1高值耗材配送流程1.1.1配送目标:建立一套高值医用耗材的全程跟踪管理系统,在高值医用耗材进入医院开始到最终用到病人身上都可以受到全程监控,做到每个耗材都能向上追溯到生产厂商、向下追溯到患者个体,可对全过程进行一对一的质量管理和质量跟踪。同时可以完成厂商资质的审查、高值耗材注册证信息管理以及提供各种证件有效期提醒,供应商评估,科室使用耗材情况评估等综合查询功能,为成本核算打下基础。1.1.2采购环节:1供应商管理系统,对供应
2、商资质、信用、履约情况进行管理,为合理选择供应商提供科学支持。当供应商的三证及授权等资质时效到期时,系统自动飘红、报警,直到供应商重新提交有效的资质文件后,该供应商提供的高值耗材才能被采购。把供应商的资质扫描件导入系统,需要检查时可以快速调出资质文件,节省人力。2对产品资质进行动态管理,严格审核,严防采购资质不合规的产品。3国家未进行统一招标采购的高值耗材品种,组织有关临床和管理专家进行公开、公平、公正的谈判或招标,确定采购品种。4国家统一招标采购的高值耗材品种,根据医疗机构自身的特点,组织有关临床和管理专家进行二次遴选,确定采购品种和份额。5在确保医疗工作需要的前提下,尽可能减少高值耗材规格
3、品种。6减少代理商渠道长度,能选择医用高值耗材生产企业、进口总代理的,不选择代理商;能选择一级代理商的,不选择二级代理商。7与供应商签订诚信供货协议,对于不供货、不足量供货、不及时供货的供应商/提供不合格或不符合有效期规定的产品的供应商/向科室和个人提供各种“回扣”、“违规赞助”或行贿的供应商两年之内实施“禁入”。1.1.3库房环节:1所有医用高值耗材必须办理入出库手续,未经入库,不得使用、试用。2首营企业和首营耗材管理系统,对供应商和采购品种建立原始账页,详细记录公司营业执照、经营许可证、产品注册证、产品有效期、消毒有效期等关键信息。3高值耗材支持寄卖和跟台模式,产品在进入库房后不计入医院总
4、账,只有在使用后才正式办理出入库手续,计入科室使用成本。因此,设置了运营方库房,进行耗材的管理。高值耗材分为两类,一类为一般高值耗材,如吻合器、疝补片等,一般采用寄卖模式。该类耗材由RFID智能柜进行存储和管理,一物一码;另一类为特殊高值耗材,通常是根据相应手术确定使用的高值耗材,如骨科耗材等,这类耗材一般采用跟台模式。4高值耗材仓储实行分区分类管理,货位相对固定,货位号与高值耗材管理系统相互对应,通过管理系统可以顺畅检索到对应的库存产品。5高值耗材的出入库:高值耗材在术前取用后自动生成手术备货单;手术完成后,该备货单根据还货和退货情况自动转化为手术实际消耗单,并对实际库存进行消减;计费完成后
5、,生成最终手术耗材使用清单。6管理系统实时监控近效期产品和滞销品种,自动提示库管员及时填写产品换货单交采购中心与供应商联系调换。7对到期产品,管理系统自动显示红色报警提示,条码扫描无法实现,自动禁止出库,确保临床应用品种合格、安全、有效。8根据医疗工作实际需要,制定科学的库存定额,低于定额下限自动提示订货。9通过高值耗材管理系统,库管员能够随时进行供货商资质和产品合法性的查询。10对高值耗材定期进行盘点,保证账实相符,对于信息系统反映出的近效期产品和滞销品种与实盘时出现的偏差能做到及时发现、及时纠正。1.1.4使用环节:1在重要科室(如介入中心、手术室)设立二级库,由运营方完成院内配送,设立专
6、门的管理员对高值耗材统一管理,把使用科室从非专业工作中解脱出来,充分发挥其专长,更好地为患者提供医疗服务。2设置安全库存,优化订货流程,缺货产品及时通知临床科室更换适宜的产品,避免因缺货而造成医疗风险。3手术室在患者的手术记录上粘贴高值耗材条形码,器械科和临床科室在信息系统中记录所使用的高值耗材的品种、规格型号、批号等信息,满足快速可追溯的要求。4对使用过的医用高值耗材,由器械科统一监督销毁,确保高值耗材不被重复使用。5认真进行高值耗材不良事件和不良反应的监控和分析,为高值耗材的采购与合理使用提供指导。6医院每月对高值耗材的使用情况进行公示,根据谈判、招标、二次遴选确定的采购原则和实际使用情况
7、进行宏观调控,确保耗材的合理使用。1.1.5、其它环节:1认真关注国家食品货品监督管理局国家医疗器械质量公告,动态调整高值耗材采购品种。2严格医用高值耗材档案管理,为处理医疗纠纷提供准确依据。通过以上措施,严格控制高值医用耗材采购环节,强化高值医用耗材仓储管理,跟踪高值医用耗材临床使用各环节,最终形成从高值医用耗材准入直至临床应用、全方位、可追溯、全过程综合管理,确保医疗质量和医疗安全。3财务管理主要完成供应商的付款管理、科室成本核算和相关报表打印功能。4消毒流程:对于需要消毒的高值耗材,器械护士打包后送供应室消毒后使用。1.2普通耗材配送流程1.2.1配送目标:建立普通医用耗材的全程跟踪管理
8、系统,在普通医用耗材进入医院开始到最终用到病人身上都可以受到全程监控,做到绝大部分耗材都能向上追溯到生产厂商、向下追溯到患者个体,可对全过程进行一对一的质量管理和质量跟踪。同时可以完成厂商资质的审查、普通耗材注册证信息管理以及提供各种证件有效期提醒,供应商评估,科室使用耗材情况评估等综合查询功能,为成本核算打下基础。1.2.2采购环节:1管理系统对供应商资质、信用、履约情况进行管理,为合理选择供应商提供科学支持。当供应商的三证及授权等资质时效到期时,系统自动飘红、报警,直到供应商重新提交有效的资质文件后,该供应商提供的普通耗材才能被采购。把供应商的资质扫描件导入系统,需要检查时可以快速调出资质
9、文件,节省人力。2对产品资质进行动态管理,严格审核,严防采购资质不合规的产品。3在确保医疗工作需要的前提下,尽可能减少普通耗材规格品种。4与供应商签订诚信供货协议,对于不供货、不足量供货、不及时供货的供应商/提供不合格或不符合有效期规定的产品的供应商/向科室和个人提供各种“回扣”、“违规赞助”或行贿的供应商两年之内实施“禁入”。5管理系统集成普通耗材智能需求分析功能,提供多种需求分析规则,如上下限、同期消耗、库存充足率等,帮助生成采购计划,减轻计划人员的工作量。3、库房环节:1所有医用普通耗材必须办理入出库手续,未经入库,不得使用、试用。临时特殊急需的产品在使用后三日内补齐入库手续。2通过首营
10、企业和首营耗材管理系统,对谈判、招标、二次遴选确定的供应商和采购品种建立原始账页,详细记录公司营业执照、经营许可证、产品注册证、产品有效期等关键信息。3普通耗材在进入医院库房后不计入医院总账,只有在使用后才正式办理出库手续,计入科室使用成本。将普通耗材分为两类,一类是其最小包装能直接与患者使用直接挂钩,可以收费;一类为无法与患者使用挂钩的,不能单品收费。第一类货物验收后在系统中录入有效期、生产批号等信息,系统自动按最小包装为单位自动入库,由电子货柜进行管理。第二类货物验收后系统中填入有效期、生产批号等信息,不赋码,不打码,该类耗材由智能货柜进行存储和管理。4普通耗材仓储实行分区分类管理,货位相
11、对固定,货位号与普通耗材管理系统相互对应,通过管理系统可以顺畅检索到对应的库存产品。库管员在发货时可以节约拿货时间,提高工作效率,新手上岗也可以很快熟悉业务。5普通耗材的出入库:由电子货柜存储的普通耗材在取用和归还时系统自动生成实际消耗单,并对实际库存进行消减;计费完成后,生成最终耗材使用清单。由智能货柜存储的普通耗材按照双基数的方式进行管理,每次刷卡将完成:1产生一个基数(可设定)的补货请求,运营中心将根据该请求完成补货;2产生一个基数的耗材消耗清单,用于成本结算。6管理系统实时监控近效期产品和滞销品种,管理系统自动显示红色报警提示,自动提示库管员及时填写产品换货单交器械科与供应商联系调换。
12、对到期产品,条码扫描无法实现,自动禁止出库,确保临床应用品种合格、安全、有效。7根据医疗工作实际需要,制定科学的库存定额和基数,极大地降低医护人员的耗材管理工作量。8通过普通耗材管理系统,库管员能够随时进行供货商资质和产品合法性的查询。9对普通耗材定期进行盘点,保证账实相符,对于信息系统反映出的近效期产品和滞销品种与实盘时出现的偏差能做到及时发现、及时纠正。4、使用环节:1运营方配送人员系统自动生成或者科室人工下达的需求信息,以科室为单位,对耗材进行加工出库,货品送达科室后,护士扫描出库单上的科室产品条码可以直接读出该批送货产品明细,并与实货进行核对,在系统中确认收货,同时在出库单上签字确认。
13、2对于需要向患者收费的普通耗材,当患者使用后,由护士完成计费,在系统中录入患者住院号,扫描普通耗材条形码进行计费,系统将自动把使用的普通耗材信息与患者进行关联。3系统提供交接班盘点及定期库存盘点功能,确保账实一致和避免漏费与重复收费。5、其它环节:1认真关注国家食品货品监督管理局国家医疗器械质量公告,动态调整普通耗材采购品种。2严格医用普通耗材档案管理,为处理医疗纠纷提供准确依据。3财务管理主要完成供应商的付款管理、科室成本核算和相关报表打印功能。3仓储及办公设施改造方案:本方案根据医院实际仓库情况进行设计改造。改造后设施、设备一般情况下按照以下标准配置,以实现全库房的信息化管理:l 扫码枪若
14、干;l 条码打印机若干;l 移动终端若干;l 智能柜若干;l 电子货柜若干;l 智能货柜若干;l 普通货架、周转箱、配送小车等。设备如图:4信息化管理方案:医用耗材具有品种繁多、材质多样、规格型号复杂、专业性强的特点,其中很多耗材只能根据患者术中的实际情况才能确定材料的型号、规格,增加了采供管理的难度,医用耗材管理系统结合上述特点,对采购、申请、领取、使用、追踪等环节进行高效的管理与跟踪,采用条码管理对采购入库的医用耗材打印唯一标识的一维条形码,在院内各流通环节扫描条形码,对医用耗材进行有效管理。与HIS系统患者信息相结合,实现了医用耗材的全程追溯。SPD智能耗材管理系统主要由以下模块构成:4
15、.1基础数据模块该模块由以下部分构成:首营企业管理,主要功能有:供应商资质文件、证照管理、人员管理、经营范围管理、供应商停用/退出管理等;首营耗材管理,主要功能有:耗材品规、包装、类别、招标文件、证照、启用/停用控制、存储条件、类别、灭菌方式、生产厂家等;机构设置管理,主要功能有:医院科室在设置、仓库设置等;用户和权限管理;4.2采购管理模块采购管理模块,根据当前库存状况、库存限额设置、最低库存、各科室材料需求计划制订医院材料采购计划。采购计划人员制订计划,由负责人对采购计划进行审批,审批时要考虑本期每种材料采购的数量、总金额不能超过本期预算消耗定额。产生采购计划清单、计划执行情况。采购预算执
16、行情况。主要功能:1科室需求计划:提供各科室材料需求计划的编制、审核功能。2采购计划:根据当前库存状况、最低库存、各科室材料需求计划制订医院材料采购计划。3统计分析:a)科室需求计划汇总表(物资类别):按物资类别统计某时间范围内的医院或科室需求计划,时间范围可精确到月,提供查询、打印功能。b)科室需求计划汇总表(材料):按材料统计某时间范围内的医院或科室需求计划,时间范围可精确到月,提供查询、打印功能。c)采购计划汇总表(物资类别):按物资类别统计某时间范围内的医院或科室采购计划,时间范围可精确到月,提供查询、打印功能。d)采购预算执行情况:按月、年统计每类材料预算执行情况。显示内容:物资类别
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